Meerwerk. Pak je het goed aan, dan is er niets aan de hand.

Maar als een paar fundamentele elementen ontbreken, dan kan het een bron van ellende worden.

In de loop van de jaren ben ik verschillende dingen tegengekomen op het gebied van meerwerken die niet goed geregeld waren. Dus heb ik een drieluik over de meest voorkomende fouten rondom meerwerk geschreven.

Vandaag deel 1: de acceptatieprocedure.

Meerwerken beginnen stuk voor stuk bij het contract. In het contract staat het werk omschreven, maar in de praktijk gaat het anders. Er is voortschrijdend inzicht of de wet- en regelgeving blijkt ineens te wijzigen.

Het contract is dus essentieel bij meerwerken.

Mijn belangrijkste tip voor het contract is het omschrijven van de acceptatie procedure: hoe snel moet de aannemer na een bevinding het één en ander melden en hoe snel moet de opdrachtgever daar dan op reageren?

Soms staan deze essentiële afspraken niet of niet volledig in het contract. Wil jij een beter contract samenstellen? Lees dan snel verder voor mijn drie tips!

1. De acceptatietermijn

Een acceptatietermijn van twee weken is heel gebruikelijk. Maar sommige projecten, denk aan een Turn Around in een fabriek, hebben een veel snellere dynamiek. Twee weken voor een acceptatie is dan veel te lang. Daarom adviseer ik altijd om een verschil te maken tussen normale meerwerk en “spoedjes”. Zorg in de procedure dat je door middel van prioriteit, de ruimte hebt om snel op een meerwerk te kunnen reageren.

2. Contingency plan

Vaak wordt er in het contract van uitgegaan dat er binnen de afgesproken termijn gereageerd wordt. Ervaring leert dat dit helaas niet altijd het geval is. In dat geval heb je een “contingency plan” nodig. Een noodplan. Wat spreken beide partijen af als er niet tijdig is gereageerd? Mag de aannemer dan gewoon doorgaan of moet het werk stilgelegd worden?

Wat hierbij helpt is om het meerwerk, de actie, los te koppelen van de prijs en de planning. De opdrachtgever kan dan akkoord geven op het uitvoeren van het meerwerk zelf, en later zal er nog een akkoord op de prijs moeten komen. Dit houdt de vaart van het werk erin zonder dat de opdrachtgever het gevoel heeft dat hij met het mes op de keel akkoord moet geven op een wellicht veel te hoge prijs.

3. Wanneer is iets akkoord?

Last but not least. Wanneer is een meerwerk akkoord? Om misverstanden te voorkomen, is het sowieso handig om het akkoord schriftelijk vast te leggen. En hoe schriftelijk is schriftelijk?

Moet er een wet signature (fysieke handtekening) op een papiertje staan of volstaat een mail of een whatsapp ook?

Overigens wordt het wel een uitdaging om dit soort communicatie te bundelen bij het betreffende meerwerk, dus bezint eer ge begint! Of zoek er een goede tool voor ;-)

Wil jij minder gedoe rondom de acceptatie van meerwerken? Maak dan gebruik van het meerwerkportaal! We kunnen de contracten niet herschrijven maar we hebben wel alle bovengenoemde features erin gebouwd. Gewoon, standaard, om het makkelijk te maken voor beide partijen.

Nieuwsgierig geworden?
Boek dan hier vrijblijvend een demo  dan vertel ik je er alles over.