Meerwerk één en al discussie? Dat hoeft niet!

In de loop der jaren ben ik verschillende meerwerken tegengekomen die niet goed geregeld waren. Daarom dit drieluik over de meest voorkomende fouten rondom meerwerk.

Vandaag deel 3: het waarom van een meerwerk.

Hoewel sommige bedrijven juist onduidelijkheid als strategie hebben, heeft dat meestal een averechts effect. Een meerwerk dat van voor tot achter klopt als een bus, gaat veel sneller en makkelijker door de acceptatieprocedure dan een meerwerk dat gehuld is in nevelen. Een bijkomend, positief, effect van een helder, ondubbelzinnig meerwerk is dat de opdrachtgever er niet chagrijnig van wordt. Jij als aannemer neemt hem immers werk uit handen. En uiteindelijk gaat alles om “gunnen”, ook bij meerwerken!

Ik heb op de Betuweroute gewerkt en daar hadden sommige aannemers er een handje van om dingen een beetje vaag of half in te dienen. Vervolgens zat ik, als toezichthouder, door het contract heen te bladeren om uit te vinden of hij er nu wel of geen recht op had. En ik moest naar de Project Manager wel een onderbouwing sturen met mijn advies om iets wel of niet te accepteren.

Beide partijen zijn erbij gebaat om dit proces soepel te laten verlopen. Niet alleen om vertraging te voorkomen, maar ook om de relatie goed te houden. Dus in dit deel van het drieluik gaat het over een zachtere kant van meerwerken: de onderbouwing.

Voor een goede onderbouwing, kan je de 5 W’s en de H toepassen.

1. Wie?
Wie heeft aangegeven dat dit meerwerk moet gebeuren? Het kan een specifiek persoon zijn (de Project Manager van de opdrachtgever) maar ook wat abstracter als “door gewijzigde wet- en regelgeving”. Of “Tijdens de uitvoering kwam voorman X erachter dat . . . “

2. Wat? (2x!)
Deze moet je eigenlijk 2 keer beantwoorden. Ten eerste wát je bent tegengekomen en ten tweede wát het wel zou moeten zijn. Wat (pun intended) ik vaak ben tegengekomen is dat één van de twee “wat” wel wordt beantwoord, maar de andere niet.

3. Waar?
Deze wordt ook nogal eens over het hoofd gezien. Geef de exacte locatie op, stramien en as bij bouwprojecten of in de industrie: fabriek, verdieping, machine. Een simpel fotootje met een grote pijl of een plattegrond met cirkel doet hierbij al wonderen, een beeld zegt immers meer dan 1000 woorden!

4. Wanneer? (2x)
Wanneer is het opgemerkt, maar ook wanneer moet het opgelost zijn om onnodige stagnatie in het project te voorkomen. Vandaar ook hier de “2x”. Deze vraag omschrijft het effect op de planning.

5. Waarom?
Dit is vaak lastig om te omschrijven. Je komt hier in de categorie “nice-to-have” of “need-to-have” terecht. Waarom moet dit meerwerk uitgevoerd worden? Waarom moet het nu en niet later? Wat zijn de consequenties als je het niet doet? En alleen een opmerking “omdat Piet het zei”, is niet afdoende. Verwijs naar het betreffende contractartikel of andere schriftelijke afspraken of naar de consequenties als het niet gebeurt. Hoe makkelijker je het de andere partij maakt, hoe soepeler het proces loopt.

6. Hoe?
Deze vraag is door techneuten vaak het makkelijkst te beantwoorden: de oplossing! Hoe ga je het aanpakken? Maar beschrijf eventueel ook welke alternatieven je hebt overwogen en waarom je juist voor deze oplossing hebt gekozen. Als het antwoord hierop is “omdat dit mij de meeste omzet oplevert”, weet je dat je nog even verder moet zoeken naar de écht beste oplossing 😉.

Meerwerk één en al discussie? Dat hoeft niet!

Nu krijg je misschien het idee dat door het beantwoorden van deze vragen, je onderhand een dagboek aan het schrijven bent. Dit hoeft echt niet het geval te zijn!

Het moet niet de insteek zijn, maar als je in je achterhoofd houdt, dat meerwerk een discussie punt zou kunnen worden en je komt uiteindelijk voor de rechter te staan, is het voor hem/haar dan ook volledig duidelijk wat de bedoeling was? En het hoeven echt geen proza-stukken te worden, juist liever kort en bondig, zolang het maar duidelijk is.

Tijdens het project helpt een goede onderbouwing ook de verdere stappen die genomen moeten worden. De werkvoorbereider weet welke oplossing er gekozen is en kan daar direct mee aan de slag. En de planner kan het één en ander opnemen in de planning. Ieder team-lid weet wat zij of hij moet doen en gaat aan het werk.

Bijkomend voordeel: zeker als je een korte omschrijving van de alternatieven hebt gegeven, scheelt dat heel veel discussies op het moment dat het meerwerk goedgekeurd is. En dat scheelt heel veel overleg. Waar je aan de voorkant in investeert verdient zich dubbel en dwars terug!

Een onderbouwing is helaas niet iets wat je door een software programma of een systeem uit handen kan laten nemen. Maar omdat Threcs alle andere zaken rondom meerwerken makkelijker maakt, blijft er meer tijd over voor die onderbouwing! En dat betaalt zich weer terug in een soepelere acceptatie en een goede relatie. Dus Threcs helpt indirect ook bij de zachte kant van projecten 😉

Wil je meer weten? Kijk dan op onze website of boek online direct een demo in!

Deel 1 en 2 gemist? Je kunt ze hier nog teruglezen!