De volledigheid van het meerwerk

Vorige keer vertelde ik al dat als je meerwerk goed aanpakt, er weinig tot niets aan de hand is. Maar als een paar fundamentele elementen ontbreken, dan kan het een bron van ellende worden: de volledigheid van het meerwerk.

In de loop van de jaren ben ik verschillende dingen tegengekomen op het gebied van meerwerken die niet goed geregeld waren. Daarom dit drieluik over de meest voorkomende fouten rondom meerwerk.

Vandaag deel 2: de volledigheid van het meerwerk.

De meeste meerwerkformulieren die ik tegenkwam waren een Excel- of Word bestand. Meestal Excel, want dan kan je zo lekker makkelijk rekenen. Het nadeel van dit soort formulieren is, dat je ongestraft ongestraft bepaalde velden leeg kunt laten.

Vaak ligt de focus bij meerwerken op geld. En hoewel ik als Cost Engineer keiharde euro’s enorm belangrijk vind, is er soms toch enige context nodig.

Daarom geef ik je dit lijstje welke onderbouwing er bij elk meerwerk aanwezig zou moeten zijn:

1. Kosten

Uiteraard! Om in te kunnen schatten of het betreffende meerwerk wel binnen het budget past. Dûh.

2. Effect op planning

Dit wordt best vaak vergeten. Maar elke wijziging tijdens het project heeft effect op de planning. Er is een team mensen aan het werk en deze rijdende trein krijgt ineens een tussenstation. Hoelang deze trein op het tussenstation blijft staan is ook weer sterk afhankelijk van de acceptatieprocedure waar ik het in deel 1 van dit drieluik al over had. Maar de meeste meerwerken hebben effect op de planning. Neem je het direct mee, dan heb je ook een goede onderbouwing voor eventuele uitloop van je project.

3. Risico inschatting

Deze ben ik echt héél weinig tegengekomen maar is wel belangrijk. Wat is het risico als het meerwerk doorgaat? Worden er door deze extra activiteit nieuwe risico’s geïntroduceerd? En denk dan niet alleen aan veiligheidsrisico’s maar ook aan de beschikbaarheid van de fabriek of de reputatie van de betrokken bedrijven.

Om echt een goed vergelijk te maken, zou er ook een risico inschatting moeten zijn van de “status quo” situatie. Wat gebeurt er als het meerwerk níet wordt gedaan? In het geval van gewijzigde wet- en regelgeving is het voor de hand liggend. Vaak hangt er dan een boete boven je hoofd. Deze risico-inschatting geeft je een richtlijn om verschil te maken tussen need-to-have en nice-to-have.

4. Verplichte velden?

Een systeem kan je zo instellen dat sommige velden of bestanden verplicht zijn om in te vullen. Ik ben daar geen groot voorstander van. Door de dynamiek van sommige projecten is er voor dit soort acties simpelweg niet altijd tijd. En andere meerwerken zijn zó eenvoudig, dat een Risico inschatting een complete overkill zou zijn.

Daarom bieden wij bij het meerwerkportaal wél de mogelijkheid om deze velden in te vullen maar stellen wij het niet verplicht. Threcs is een software oplossing gebaseerd op praktische ervaring, uniek in zijn soort!

Nieuwsgierig geworden? Kijk eens rond op de website of boek online direct een demo in!

Wil je deel 1 nog nalezen? Dat kan hier.